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Ma collaboratrice est enceinte : check-list de toutes les démarches

Une de vos employées est enceinte ? Tant elle que vous avez plusieurs démarches à accomplir l’un envers l’autre. De l’annonce de la grossesse à son retour au travail, nous vous informons sur les différentes étapes, les actions à entreprendre et les documents à compléter.


1. À l'annonce de la grossesse

Voici les principales démarches à effectuer au moment où votre collaboratrice vous apprend sa grossesse :

À faire par les RH

1. Consulter le médecin du travail :

  • Votre collaboratrice peut-elle continuer à travailler pendant sa grossesse ou y a-t-il des risques ?
  • Faut-il éventuellement adapter son (poste de) travail à sa condition ?

2. Commander notre Boîte à Merveilles pour les collaboratrices enceintes et la lui remettre, avec une mine d’informations et un cadeau pour bébé.

À faire par votre collaboratrice

1. Prévenir les RH de son état : dès qu’elle vous aura mis au courant, elle sera protégée d’un licenciement (sauf exceptions).

2. Fournir aux RH un certificat médical comportant la date probable de l’accouchement – au plus tard 7 semaines avant l’accouchement.

3. Prévenir sa mutualité si elle est écartée du travail suite à l’analyse du médecin du travail, afin de pouvoir bénéficier d’indemnités. Elle devra leur fournir une copie de la fiche d’examen médical complétée par le médecin du travail.

Deux conseils en or pour votre collabratrice

Dites-lui qu’elle a droit à une aide post nataleCelle-ci peut lui être d’un soutien précieux dans les semaines après l’accouchement. Elle peut demander l’aide post-natale par le biais de sa mutualité ou son assurance, car celles-ci interviennent parfois dans les frais. De quoi l’aider à repartir du bon pied pour son retour au travail.

Rappelez-lui de demander sa prime de naissance auprès de KidsLife : elle peut le faire dès qu’elle est enceinte.


2. Pendant la grossesse

Si tout se passe bien, votre collaboratrice travaillera au moins jusqu’à 6 semaines avant son accouchement. Ensuite, voici ce qu’il faut savoir :

  • On distingue le congé prénatal ou repos de maternité (avant l’accouchement) et le congé postnatal ou repos d’accouchement (après l’accouchement).
  • Au total, votre collaboratrice a droit à 15 semaines de repos (ou 19 en cas de naissance multiple) qu'elle peut librement répartir avant et après l’accouchement.
  • À partir de 6 semaines avant la date présumée de l'accouchement, votre collaboratrice peut commencer à prendre son congé prénatal.
  • À partir d'1 semaine avant l'accouchement, elle est obligée de rester chez elle.

Votre collaboratrice peut-elle s’absenter du travail pour des examens médicaux ?

Oui, si elle vous en informe au préalable et que les examens ne peuvent pas avoir lieu en dehors des heures de travail. Si le règlement de travail ou la CCT le prévoient, ou sur demande de l’employeur, elle devra fournir un certificat médical.

Quid du paiement de son salaire, pendant ces 15 semaines ?

Pendant son congé de maternité, votre collaboratrice est payée par sa mutualité, et non par l’employeur.

L’indemnité de maternité est calculée en fonction de sa rémunération.

Check-list

Votre employée va recevoir de sa mutualité un formulaire à remplir, la ‘Feuille de renseignements d’indemnités’. En tant qu’employeur, vous devrez compléter une partie.


3. À la naissance

Sur les 15 semaines de congé maternité auxquelles elle a droit, votre collaboratrice devra prendre au moins 9 semaines de repos postnatal.

Et le papa ou co-parent ? Il/elle a droit à 10 jours d'absence.

  • Il/elle pourra les prendre dans les 4 mois à dater du jour de l'accouchement, d’affilée ou étalés sur la période de 4 mois.
  • Les 3 premiers jours du congé de paternité ou de naissance seront rémunérés par l'employeur. Les 7 jours suivants seront versés sous forme d’une allocation par la mutualité.
  • La notification écrite de la prise du congé de naissance protège votre employé(e) d’un licenciement jusqu'à 3 mois après cette notification.

Check-list

En tant qu’employeur, vous devrez compléter un ‘Formulaire de demande pour congé de paternité ou de naissance pour sa mutualité.

Cas spécifique : si la mère doit rester hospitalisée après l’accouchement (plus de 7 jours) ou se refaire hospitaliser, le père peut reprendre le congé de maternité jusqu’à ce que la mère quitte l’hôpital, ou au plus tard jusqu’à la fin préalablement déterminée du repos de maternité.

Et en cas d’adoption ?

Tant la mère que le père adoptif peuvent prendre un congé d’adoption s’ils adoptent un enfant mineur. Celui-ci sera d’une durée maximale de 6 semaines, éventuellement prolongeable d’1 semaine par un des deux parents adoptants ou un.e adoptant.e seul.e. Les semaines de congé d’adoption doivent être prises d’affilée. L’employeur rémunère les 3 premiers jours du congé d’adoption. Ensuite, la mutualité prend le relais avec une indemnité calculée en fonction du salaire.


4. Retour au travail

La jeune maman reprendra le travail au plus tôt 9 semaines, et au plus tard 14 semaines après son accouchement, en fonction de comment elle a réparti son congé de maternité (voir point 2).

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Là aussi, vous aurez un formulaire à remplir pour sa mutualité, à savoir un ‘Avis de reprise du travail’.

Si votre collaboratrice prend au moins 11 semaines de congé après l’accouchement, elle peut choisir de scinder les 2 dernières semaines pour permettre une reprise du travail à temps partiel. Les jours de congé sont alors répartis sur un maximum de 8 semaines – ininterrompues - à partir de la reprise. Cette reprise progressive du travail doit faire l’objet d’un planning en concertation avec l’employeur.

Votre collaboratrice peut-elle prendre un congé d'allaitement ?

Le congé d’allaitement est un congé que votre employée peut prendre immédiatement après le congé de maternité, pour consacrer plus de temps à l’allaitement de son enfant.

  • L’octroi d’un congé d’allaitement et sa durée se décident par concertation entre l’employeur et l’employée, sauf si la CCT ou le règlement du travail stipulent des règles bien précises.
  • Le congé d’allaitement est non rémunéré.
  • Pendant ce congé, l’employée ne jouit plus d’une protection contre le licenciement.

Cas spécifique : mères dont le métier les expose à des risques pour l’allaitement du bébé.

Check-list

Consultez le médecin du travail pour savoir si votre collaboratrice doit être écartée de son travail.

C’est le cas? 2 solutions :

  • Aménager son travail afin d’écarter les risques (octroi temporaire de tâches différentes, changement temporaire de lieu de travail…).
  • La première option n’est pas possible ? Dans ce cas, vous devrez octroyer à votre collaboratrice un congé d’allaitement prophylactique.  

Le congé prophylactique durera au plus tard jusqu’à 5 mois après l’accouchement. Pendant son congé, votre collaboratrice ne sera pas rémunérée par l’employeur, mais percevra des indemnités.

Check-list

N’oubliez pas de fournir à votre employée un certificat complété à remettre à sa mutualité, afin qu’elle puisse toucher ses indemnités.

Votre employée a-t-elle droit à des pauses d’allaitement au travail ?

Oui, votre collaboratrice a droit à une ou deux pauses quotidiennes durant ses heures de travail pour allaiter son enfant et/ou tirer son lait, et ce jusqu'à neuf mois après la naissance. Vous choisissez de commun accord quand ces pauses ont lieu. Durant les pauses d'allaitement, la collaboratrice ne perçoit pas de salaire, mais une indemnité de la mutualité.

Check-list

  • À demander : un certificat médical ou une attestation de l’ONE ou de Kind en Gezin, en guise de preuve de l’allaitement.
  • À compléter : une ‘Attestation mensuelle portant sur l’indemnité pour les pauses d’allaitement’, pour la mutualité.

Impact de la naissance sur le calcul salarial et la police d’assurances

  • Si l'enfant est financièrement à charge de votre collaborateur ou collaboratrice, l'enfant doit être repris dans le précompte professionnel par le secrétariat social. Pour cela, indiquez dans le moteur salarial que l’enfant est à charge.
  • Vos collaborateurs bénéficient d’une assurance hospitalisation organisée par l’employeur ? Si leurs enfants peuvent y être ajoutés, n’oubliez pas de le signaler à votre employé(e).

Un lien pratique !

Retrouvez ici un aperçu de tous les formulaires à compléter par l’employeur en cas de congé de maternité et d’adoption, de pause allaitement, etc.

formulaires pour l'employeur