Een werknemer is zwanger: een HR-checklist voor elke fase
1. Je medewerker vertelt dat ze zwanger is
Dit zijn de belangrijkste stappen die je moet nemen wanneer jouw werknemer aankondigt dat ze zwanger is:
Wat moet je doen als hr-medewerker?
1. De bedrijfsarts raadplegen:
- Kan de medewerker verder werken tijdens de zwangerschap of is dat te risicovol?
- Is het eventueel nodig om aangepast werk te geven?
2. Bestel onze Little Wonders - Memory Box voor je zwangere medewerker(s). Op die manier bezorg je haar een schat aan informatie én een geschenkje voor de baby.
Wat moet je medewerker zelf doen?
1. HR op de hoogte brengen van haar zwangerschap: Van zodra de werkgever op de hoogte is, is je zwangere werknemer beschermd tegen ontslag (op enkele uitzonderingen na).
2. Een medisch attest bezorgen aan de hr-afdeling met de waarschijnlijke bevallingsdatum, uiterlijk 7 weken voor die datum.
3. Als de bedrijfsarts beslist dat ze niet verder mag werken, brengt je werknemer haar ziekenfonds op de hoogte om een uitkering te ontvangen. Dat doet ze met het medisch formulier van de bedrijfsarts.
Twee gouden tips voor je zwangere medewerker
Na de bevalling heeft een kersverse mama recht op kraamzorg en -hulp. Deze medische (kraamzorg) en niet-medische ondersteuning (kraamhulp) helpt nieuwe ouders er bovenop te komen in de weken na de geboorte. Kraamzorg en kraamhulp kan je medewerker aanvragen via het ziekenfonds of de hospitalisatieverzekering, omdat deze vaak bijdragen in de kosten.
Van zodra een medewerker zwanger is, kan ze Kraamgeld of Startbedrag bij KidsLife aanvragen.
2. Tijdens de zwangerschap
Wanneer start en eindigt het zwangerschapsverlof of het bevallingsverlof?
Als alles goed gaat, werkt je collega tot minstens 6 weken voor de geboorte van haar kindje. Maar hoe zit dat nu precies?
- Er is een onderscheid tussen zwangerschapsverlof en bevallingsrust. Wanneer we het over zwangerschapsverlof hebben, dan spreken we over de periode voor de geboorte. Gaat het over bevallingsrust of -verlof, dan slaat dat op de periode na de bevalling.
- Een zwangere werknemer heeft in totaal recht op 15 weken moederschapsrust (of 19 weken in geval van een meerling), die ze kan opnemen voor en na de geboorte.
- Ze mag maximaal 6 weken rust nemen vóór de geboorte (zwangerschapsverlof), en moet minstens 9 weken na de geboorte (bevallingsrust of bevallingsverlof) thuisblijven.
- Bij een meerling mag ze maximaal 8 weken rust nemen vóór de geboorte.
- Ze moet wel stoppen met werken ten laatste 1 week vóór de verwachte bevallingsdatum.
Mag je medewerker tijdens de werkuren afwezig zijn voor medische onderzoeken?
Ja, als ze je dat vooraf laat weten en als de onderzoeken niet kunnen gebeuren buiten de werkuren. Als het arbeidsreglement of cao dit voorschrijft, moet ze sowieso een medisch attest voorleggen. Ook als werkgever kun je beslissen dit te te verplichten.
Hoe verloopt de betaling van haar loon tijdens de 15 weken moederschapsverlof?
Je medewerker krijgt geen loon van de werkgever, maar een uitkering van het ziekenfonds, berekend op haar loon. Meer info hierover vind je hier.
Je medewerker ontvangt van haar ziekenfonds een ‘Inlichtingenblad voor (zwangerschaps)uitkeringen'. Als werkgever moet je ook een deel invullen.
3. Bij de geboorte
Van zodra je medewerker is bevallen, neemt ze nog minstens 9 weken en maximaal 14 weken bevallingsverlof op.
En de papa of meeouder? Die heeft recht op 10 en binnenkort wellicht 20 dagen geboorteverlof.
- De ouder moet die opnemen binnen de 4 maanden na de geboortedag, in één keer of verspreid.
- De eerste 3 dagen van het geboorteverlof betaalt de werkgever uit. De volgende 7 dagen betaalt het ziekenfonds een uitkering uit.
- Als de vader of de meeouder schriftelijk laat weten aan de werkgever dat hij of zij het geboorteverlof opneemt, dan is hij of zij beschermd tegen ontslag tot 3 maanden erna.
Als werkgever moet je een 'Aanvraagformulier geboorteverlof' invullen voor het ziekenfonds.
Uitzondering: als de moeder na de bevalling langer dan 7 dagen in het ziekenhuis moet blijven of opnieuw in het ziekenhuis wordt opgenomen, kan de andere ouder tijdelijk het moederschapsverlof overnemen. Dit geldt totdat de moeder het ziekenhuis verlaat, of ten laatste tot het oorspronkelijke einde van het moederschapsverlof.
Wat bij adoptie?
Zowel de adoptiemoeder als -vader van een minderjarig kind kunnen adoptieverlof opnemen. Het adoptieverlof duurt maximaal 6 weken, aansluitend op te nemen. Eén adoptieouder kan nog 1 week verlenging krijgen. De werkgever betaalt de eerste 3 dagen adoptieverlof. Daarna betaalt het ziekenfonds een uitkering uit, berekend op het loon.
4. Terug aan het werk
De kersverse mama gaat ten vroegste 9 weken en uiterlijk 14 weken na de bevalling weer aan de slag.
Als de werknemer terugkeert, vul je een ‘formulier voor werkhervatting’ in voor haar ziekenfonds.
Neemt je werknemer minstens 11 weken verlof neemt na de geboorte, dan kan ze ervoor kiezen om de laatste 2 weken te splitsen en al deeltijds terug aan de slag te gaan. De verlofdagen worden dan gespreid over maximaal 8 opeenvolgende weken, vanaf de datum dat ze terug werkt. Zo’n ‘geleidelijke werkhervatting’ gebeurt wel in overleg met de werkgever.
Kan je werknemer borstvoedingsverlof opnemen?
Om langer moedermelk te kunnen geven, kan de werknemer borstvoedingsverlof opnemen aansluitend op het moederschapsverlof.
- Borstvoedingsverlof toekennen en de duur ervan bepalen gebeurt in overleg tussen werknemer en werkgever (tenzij de cao of het arbeidsreglement specifieke regels voorschrijft).
- Borstvoedingsverlof is onbetaald.
- Tijdens dit verlof is de werknemer niet meer beschermd tegen ontslag.
Uitzondering: bovenstaande regels gelden niet voor moeders die door hun werk blootgesteld worden aan risico’s.
Raadpleeg de bedrijfsarts om na te gaan of je medewerker mag komen werken.
Is dat niet het geval? Dan zijn er twee mogelijkheden:
- Pas haar job aan om risico's te vermijden (bijv. door het takenpakket of de werkplek aan te passen).
- Is dat niet mogelijk? Dan moet je de werknemer ‘profylactisch’ of preventief borstvoedingsverlof geven.
Het preventief borstvoedingsverlof duurt tot uiterlijk 5 maanden na de geboorte. Tijdens dit verlof ontvangt ze geen loon van de werkgever, maar een uitkering van het ziekenfonds.
Geef een ingevuld formulier aan je medewerker, om af te geven bij haar ziekenfonds. Zo kan zij haar uitkering aanvragen.
Heeft je werknemer recht op borstvoedingspauzes op het werk?
Ja, ze heeft recht op één of twee pauzes per dag om tijdens de werkuren borstvoeding te geven of melk af te kolven, tot 9 maanden na de geboorte. In onderling overleg beslissen jullie wanneer de pauzes vallen. Ook tijdens de borstvoedingspauzes ontvangt je werknemer geen loon, maar een uitkering van het ziekenfonds.
- Je medewerker vraagt een medisch attest of een attest van Kind en Gezin aan als bewijs dat ze borstvoeding geeft.
- Elke maand vult ze samen met de werkgever een getuigschrift in met het loonverlies door de borstvoedingspauzes. Met dit getuigschrift vraagt je werknemer een uitkering aan bij het ziekenfonds.
Invloed van de geboorte op de loonberekening
- Als het kind financieel ten laste is van je medewerker, moet je de bedrijfsvoorheffing van je medewerker laten herberekenen. Dat doet het sociaal secretariaat voor je, nadat je in de loonmotor hebt ingevoerd dat het kind ten laste is.
- Krijgen werknemers een hospitalisatieverzekering die voor het hele gezin geldt? Laat je werknemer dit dan zeker weten.
Praktische link!
Hier vind je een overzicht van alle formulieren die de werkgever moet invullen bij zwangerschaps- en adoptieverlof, borstvoedingspauzes, enzovoort.
Wordt je medewerker binnenkort ouder? Ga dan nog even deze checklist na om te zien wat jullie moeten regelen.
